Tương tự như việc gửi thư bằng bưu điện, việc gửi nhận thư điện tử cũng cần phải có địa chỉ của nơi gửi và địa chỉ của nơi nhận. Địa chỉ của E-Mail được theo cấu trúc như sau:

user-mailbox@domain-part (Hộp-thư@vùng quản lý)

‐ user-mailbox (hộp thư): là địa chỉ của hộp thư người nhận trên máy chủ quản lý thư. Có thể hiểu như phần địa chỉ số nhà của thư bưu điện thông thường.

‐ domain-part (tên miền): là khu vực quản lý của người nhận trên Internet. Có thể hiểu nó giống như tên thành phố, tên tỉnh và quốc gia như địa chỉ nhà trên thư bưu điện thông thường.
Thí dụ của một dạng địa chỉ thông dụng nhất: ktm-vdc1@vdc.com.vn
Từ phải sang trái, "vn" là hệ thống tên miền của Việt Nam quản lý. "com" là hộp thư thương mại. "vdc" là tên của một máy tính do VDC quản lý. "ktm- vdc1" là tên hộp thư của máy chủ thư điện của “vdc”. Trên máy tính có tên miền là vdc.com.vn còn có thể có nhiều hộp thư cho nhiều người khác thí dụ như lan@vdc.com.vn, diep@vdc.com.vn ...
Tóm lại địa chỉ thư điện tử thường có hai phần chính: ví dụ
ktm@vdc.com.vn
Phần trước là phần tên của người dùng user name (ktm) nó thường là hộp thư của người nhận thư trên máy chủ thư điện tử. Sau đó là phần đánh dấu (@). Cuối cùng là phần tên miền xác định địa chỉ máy chủ thư điện tử quản lý thư điện tử mà người dùng đăng ký (vdc.com.vn) và có hộp thư trên đó. Nó thường là tên của một cơ quan hoặc một tổ chức và nó hoạt động dựa trên hoạt động của hệ thống tên miền.
Thư điện tử (E-mail) được cấu tạo tương tự như những bức thư thông thường và chia làm hai phần chính:
‐ Phần đầu (header) : chứa tên và địa chỉ của người nhận, tên và địa chỉ của những người sẽ được chuyển đến, chủ đề của thư (subject). Tên và địa chỉ của người gửi, ngày tháng của bức thư.
From : Địa chỉ của người gửi
To: Người gửi chính của bức thư
Cc: Những người đồng gửi ( sẽ nhận được một bản copy thư)
Bcc: Những người cũng nhận được một bản – nhưng những người này không xem được những ai được nhận thư
Date: Thời gian gửi bức thư
Subject: Chủ đề của bức thư
Messages-Id Mã xác định của thư (là duy nhất và được tự động điền vào)
Reply-To: Địa chỉ nhận được phúc đáp
‐ Thân của thư (body) : chứa nội dung của bức thư.
Như khi gửi các bức thư bình thường bạn cần phải có địa chỉ chính xác. Nếu sử dụng sai địa chỉ hoặc gõ nhầm địa chỉ, thì thư sẽ không thể gửi đến người nhận và nó sẽ chuyển lại cho người gửi, và báo địa chỉ không biết (Address Unknown)
Khi nhận được một thư điện tử, thì phần đầu (header) của thư sẽ cho biết nó từ đâu đến, và nó đã được gửi đi như thế nào và khi nào. Nó như việc đóng dấu bưu điện.
Không như những bức thư thông thường, những bức thư thông thường được
để trong phong bì còn thư điện tử thì không được riêng tư như vậy mà nó như một tấm thiếp postcard. Thư điện tử có thể bị chặn lại và bị đọc bởi những người không được quyền đọc. Để tránh điều đó và giữ bí mật chỉ có cách mã hóa thông tin gửi trong thư